Gestionando Ficheros

Al ser una de las piezas clave de la normativa de protección de datos, tuLOPD.es dispone de numerosas herramientas para facilitar toda la gestión relativa a los FICHEROS. En esta sección te mostramos como operar con tuLOPD.es para llevar a cabo las diferentes gestiones más habituales a realizar sobre los FICHEROS.

Para entender y sacar el máximo partido a la gestión de FICHEROS en tuLOPD.es, es importante que te recordemos cual es el ciclo de vida de un FICHERO y como se gestiona en tuLOPD.es (como comprobarás, el sistema utiliza una serie de estados para conocer en que fase de su vida se encuentra cada FICHERO):
  •  Cuando se detecta un nuevo FICHERO (bien porque es la primera vez que se implanta la LOPD en una empresa, bien porque ha sucedido algún cambio en la gestión de la misma), deberás registrarlo en tuLOPD.es. En esta fase, el FICHERO se encuentra en estado identificado.
  • Una vez se completa la información del nuevo FICHERO, deberás proceder a notificarlo a la AEPD y esperar la confirmación correspondiente. En esta fase, el FICHERO se encuentra en estado notificado.
  • En el momento en que recibas la confirmación por parte de la AEPD de que el FICHERO ha sido registrado correctamente, podrás validar la notificación y documentar el código de inscripción que identifica al FICHERO frente a la AEPD. En esta fase, el FICHERO se encuentra en estado registrado.
  • Es posible que, a medida que pase el tiempo, surja la necesidad de modificar alguna de las características del FICHERO por lo que deberás documentar dichos cambios en tuLOPD.es. Tras realizar las modificaciones, el FICHERO se encuentra en estado modificado.
  • Con todos los cambios sobre el FICHERO realizados, es necesario notificar las modificaciones a la AEPD. En esta fase, el FICHERO se encuentra en estado modificado notificado.
  • Si las modificaciones notificadas son correctas, la AEPD te enviará una confirmación que deberás documentar en el sistema. En esta fase, el FICHERO se encuentra en estado modificado notificado.
  • En el caso que un FICHERO ya no sea utilizado por la entidad de la que estás gestionando la LOPD, tienes que dar de baja el FICHERO en tuLOPD.es. Tras darlo de baja, el FICHERO pasa al estado baja.
  • Cualquier baja de un FICHERO deberás notificarla igualmente a la AEPD. Tras esta operación, el FICHERO queda en el estado baja notificado.
  • Una vez recibas la confirmación de la AEPD de la baja del FICHERO, deberás validar la baja del mismo en tuLOPD.es.
Como habrás observado, cada una de las situaciones en las que se puede encontrar un FICHERO tiene una traducción en tuLOPD.es en forma de estado, lo cual nos permite controlar perfectamente los pasos a seguir para garantizar que la LOPD de tu cliente siempre es correcta, con el mínimo esfuerzo para ti.