notificar ficheros


Puedes acceder al apartado de notificación de ficheros desde el menú principal, seleccionado la sección Ficheros.


Dentro de la subsección FICHEROS clica en Notificar ficheros.

Selección de notificante

La persona que realiza la notificación de los ficheros puede ser:

  • un gestor LOPD
  • la empresa para la que se está gestionando la LOPD

Al marcar la opción Gestor LOPD te dará a elegir entre los empleados de la empresa gestora para que indiques quien es el que va a realizar la modificación.

Si  la notificación la realiza la empresa, el notificante será su representante legal. Si los datos del representante legal no están completos, se mostrará un aviso indicando donde completarlos.

Ficheros a notificar

Antes de notificar los ficheros a la AEPD los ficheros deben estar en estado preparado (si es una notificación de alta) o preparado modificado (si es una notificación de modificación) o baja (si es una notificación de baja, de otra forma no aparecerán en el listado de ficheros a notificar. Para notificar cada fichero basta con pulsar en el botón notificar para cada uno de los ficheros.

Método de notificación

Hay dos formas de notificar el fichero: con o sin firma electrónica. Para poder firmar la notificación es necesario que tengas un certificado de firma digital, que esté vigente y cuya autoridad certificadora sea reconocida por la AEPD. Puedes obtener más información sobre firma electrónica y los certificados admitidos por la AEPD en su documentación.

Notificación sin firma

La notificación sin firma implica que una vez realizada la notificación, el notificante debe que enviar por fax a la AEPD el formulario de solicitud de inscripción.

Si has seleccionado el método de notificación Sin firmar, una vez hayas pulsado el botón notificar se realizará la notificación a la AEPD. Se te indicará que esperes a que finalice el proceso de notificación y, si no ha ocurrido ningún error, se actualizarán los ficheros a notificar y se mostrá un mensaje indicando que se ha generado el formulario de inscripción.

Notificación firmada

Esta opción únicamente funciona en Firefox e Internet Explorer.

La notificación firmada implica que una vez realizada la notificación, el notificante no debe enviar ningún formulario a la agencia, a diferencia de si la notificación se realiza sin firma. Por ello, con esta opción no se generará el formulario de solicitud de inscripción.

Para poder firmar la notificación, es necesario que tengas instalado en tu navegador un certificado de firma válido y reconocido por la AEPD.  El nombre y DNI del certificado de firma deben corresponderse con el nombre y DNI de la persona que figura como notificante en la notificación, de lo contrario, la AEPD no considerará válida esta notificación.

Si has seleccionado el método de notificación Firmado, una vez hayas pulsando el botón notificar la aplicación comenzará el proceso de firma, que puede tardar unos segundos en iniciar. Se abrirá una ventana pidiéndote que selecciones el certificado con el que quieres firmar. Selecciónalo y pulsa Aceptar.

A continuación, se enviará la notificación, proceso que puede tardar unos segundos y, si finaliza con éxito, se actualizará el listado de ficheros a notificar. En caso de que haya ocurrido algún error, se te informará con un mensaje.

Si el envío ha sido correcto, el fichero notificado pasará a un estado notificado: notificado en caso de alta, modificado notificado en caso de modificación y baja notificado en caso de baja. Mientras estén en este estado no podrán modificarse.

Enlaces de ayuda para la instalación de certificados digitales en los navegadores

Enlaces de ayuda para solucionar problemas con Java

Si tienes problemas para notificar ficheros, en muchas ocasiones será problema de Java. Concretamente, si no llega a parecer la ventana para seleccionar el certificado digital, es muy probable que sea problema de una mala configuración en un equipo o navegador.

En estos caso, lo primero que debes hacer es validar que esté bien instalado y funcionando. Para ello, entra en esta página http://www.java.com/es/download/installed.jsp y te indicará si tienes algún problema.

La página web de Java ofrece multitud de soluciones a los problemas más frecuentes que pueden darse:

En las últimas versiones, Firefox puede que esté bloqueando Java. Para desbloquearlo, puedes seguir los pasos que se detallan en la ayuda de Firefox: https://support.mozilla.org/es/kb/como-utilizar-java-si-se-ha-bloqueado.

Enlaces de ayuda para solucionar problemas de Internet Explorer 11

Actualmente, la última versión de Internet Explorer 11 no es compatible con Java. Para poder notificar ficheros desde IE11, una solución sencilla es utilizar el modo emulador de exploradores de IE11, en la que se indica al navegador que se comporte como una versión anterior de Internet Explorer. Puedes encontrar más información en la web oficial de IE (http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ie/dn255001(v=vs.85).aspx).

Historial de envíos

El historial de envíos recopila todos los envíos de notificaciones realizados para la empresa. Puedes acceder al historial desde el menú lateral, clicando en Historial de envíos.


En este listado se muestran todos los envíos ordenados por orden cronológico inverso, mostrando la fecha de la notificación, si se ha firmado o no y si se ha enviado el fax correspondiente a la AEPD en caso de ser necesario. También se puede obtener el formulario de solicitud de inscripción (tanto para enviarla por fax si se ha realizado el envío sin firma con a nivel informativo si se ha realizado con firma), confirmar el envío de fax en caso de que la notificación no haya sido firmada y subir la respuesta de la AEPD.


Cuando recibas la respuesta de la AEPD al envío que has realizado debes indicar si la respuesta ha sido correcta (el envío ha sido confirmado) o si por el contrario la respuesta ha sido incorrecta (la AEPD te ha indicado algún error en el envío). Si marcas la respuesta como correcta, el fichero asociado al envío cambiará a un estado confirmado (registrado si se trata de una notificación de alta, modificado confirmado si es de modificación y baja confirmado si es de baja) y si por el contrario lo marcas como incorrecto, el fichero volverá al estado en el que se encontraba antes de la notificación. Si marcas como correcto un envío de alta, te solicitará el código de inscripción del fichero para confirmar la acción.

Clicando en el código de cada envío puedes ver el detalle de éste. Si la notificación no ha sido firmada y no se ha enviado el fax correspondiente se te recordará y se mostrará el número de fax donde poder hacerlo. Para indicar que ya se ha enviado el fax, pulsa Confirmar envío de fax.

Desde aquí también puedes descargar el formulario de inscripción y subir la respuesta de la AEPD.


En la pestaña Datos notificados puede ver los datos que han sido notificados en el envío.


La ventana de subir la respuesta será como la siguiente, con un límite en el tamaño del fichero a subir.