registrar un nuevo fichero

Crear un nuevo fichero

El primer paso para empezar a trabajar con un fichero es registrarlo en la aplicación. Desde el listado de ficheros, puedes crear un fichero pulsando en Crear nuevo fichero.


Para crear un nuevo fichero hay tres opciones:
  • A partir de un fichero en blanco
  • A partir de una plantilla por defecto
  • A partir de una plantilla propia

Para elegir una de estas opciones, clica sobre ella y se abrirá un desplegable.


En la opción A partir de un fichero en blanco puedes crear el nuevo fichero partiendo de uno vacío. Si esta es la opción que deseas, pulsa en crear.


Se te preguntará el nombre del fichero y una vez lo hayas introducido, pulsa Guardar.


En la opción A partir de una plantilla por defecto se te mostrarán todas las plantillas de las que dispone la aplicación, para que elijas la que más se adecúa a tu fichero. Para utilizar una, pulsa en crear a partir de esta plantilla.


En la opción A partir de una plantilla propia se te mostrarán todas las plantillas que hayas creado en la aplicación. Para utilizar una, pulsa en crear a partir de esta plantilla.


Cuando hayas introducido el nombre del fichero, en caso de utilizar un fichero en blanco, o cuando hayas creado a partir de una plantilla, la aplicación te llevará a la edición del fichero para que puedas completar sus datos y el fichero quedará en estado identificado.

En esta pantalla no tendrás que preocuparte de guardar los cambios que realices, ya que estos se almacenan solos a medida que los vas realizando para que tengas en todo momento el nivel de seguridad del fichero actualizado.

En la parte superior se encuentran los datos más relevantes del fichero, como su nombre, su nivel de seguridad, la forma de cálculo de éste y su estado.

Calculando el nivel de seguridad

Hay dos formas para calcular el nivel de seguridad de un fichero:

  • AUTOMÁTICO: la aplicación calcula el nivel del fichero de seguridad a partir de los datos que este contenga
  • MANUAL: puedes establecer el nivel de seguridad del fichero y la aplicación no tendrá en cuenta los datos de éste

Si se marca el tipo de cálculo MANUAL se debe seleccionado un nivel de seguridad.

Introducir código de inscripción

Si el fichero ya está dado de alta en la AEPD puedes indicar su código de inscripción pulsando en Introducir código de inscripción. Completa primero el fichero con los datos de la última notificación a la AEPD antes de introducir el código de inscripción ya que serán necesarios si en algún momento necesitas realizar una notificación de modificación. En caso de no introducir estos datos antes que el código de inscripción podría darse una incoherencia si los datos no son los que tiene la AEPD actualmente.

Al introducir el código, el fichero pasará a estado registrado sin necesidad de realizar ninguna notificación.

Preparar el fichero

Antes de poder notificar un fichero a la AEPD tienes que indicarle a la apliación que el fichero ya está completado y para ello debes preparar el fichero. Para preparar un fichero, pulsa en Preparar en la barra de herramientas, si has introducido todos los datos obligatorios y no hay ningún dato incorrecto, se mostrará un mensaje indicando que el fichero ya está preparado y puede notificarse y el fichero pasará a estado preparado.

Estando en estado preparado puedes seguir realizando cambios en el fichero, pero el estado volverá a identificado.